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Assistent/in des Büroinhabers

Zur professionellen Unterstützung des Büroinhabers und zur Koordination der Aufgaben im Bereich des Chefsekretariats suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine/n Assistenten/in des Büroinhabers

In dieser anspruchsvollen Vertrauensstellung sind Sie es gewohnt, eigenverantwortlich, proaktiv und professionell alle administrativen und organisatorischen Belange vorausschauend und loyal zu managen. Sie sorgen mit für den reibungslosen Ablauf eines dynamischen und vielfältigen Chefsekretariats und werden dabei von einer weiteren Kollegin unterstützt. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

- Assistenz in sämtlichen organisatorischen Themen
- Führung und Planung eines anspruchsvollen und umfangreichen Terminkalenders
- Inhaltliche Aufnahme, Vorauswertung und Aufbereitung aller an den Büroinhaber
  herangetragenen Themen
- Überwachung und Nachverfolgung aller laufenden Vorgänge
  (Wiedervorlagenmanagement)
- Planung, Koordination und Vorbereitung der internen und externen Termine
- Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Reisen
- Schriftwechsel nach Stichworten / Vorlage
- Assistenz in persönlichen Angelegenheiten
- Besucherbetreuung

Nach Ihrem erfolgreich abgeschlossenen wirtschaftswissenschaftlichem Studium oder einer vergleichbaren Ausbildung im kaufmännischen Bereich haben Sie bereits mehrjährige Erfahrung und berufliches Können in einer Assistenzfunktion, idealerweise in kreativen Unternehmen wie z. B. eines Planungsbüros oder einer Werbe-/Medienagentur, vorzuweisen. Sie wissen um die Bedeutung dieser Vertrauensstellung und haben mit Ihrer strukturierten und eigenständigen Arbeitsweise stets den Überblick. Sie verfügen über ein hohes Maß an Planungs- und Organisationsgeschick, das Sie auch entsprechend einzusetzen wissen.

Ganzheitliches Denken, Genauigkeit sowie Schnelligkeit zeichnen Sie aus und auch in stressigen Situationen behalten Sie einen kühlen Kopf. Absolute Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit setzen wir voraus. Eine positive Arbeitseinstellung, ein gepflegtes Äußeres, eine gute Allgemeinbildung und angenehme Umgangsformen gehören zu Ihrem Profil. Ein routinierter Umgang mit modernen Medien sowie den gängigen MS-Office Anwendungen sind für Sie selbstverständlich. Darüber hinaus beherrschen Sie die englische Sprache sicher in Wort und Schrift.

Wir bieten Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen und kreativ geprägten Umfeld. Gerne erwarten wir Ihre aussagekräftige Bewerbung, möglichst in einer PDF-Datei (nicht größer als 5 MB), unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins.

Ihre Unterlagen senden Sie bitte an:

ingenhoven architects, Plange Mühle 1, 40221 Düsseldorf
Postfach 19 00 46, 40110 Düsseldorf, Germany
Phone +49 [0]211 30101 01, Fax +49 [0]211 30101 31
jobs@ingenhovenarchitects.com
www.ingenhovenarchitects.com